5 dicas importantes na gestão da segurança de condomínios

A função de uma administradora de condomínios consiste em garantir a segurança, o conforto e o bem-estar dos moradores. Felizmente, atualmente existem ferramentas que auxiliam no processo de administração de espaços fechados e que podem culminar em uma gestão eficaz e livre de grandes complicações.

Vejamos a seguir 5 dicas importantes na gestão de condomínio e como as mesmas otimizam a parceria entre administradora e síndico.

Investimento em tecnologia

Em um condomínio fechado, o controle de acesso se torna uma necessidade. É dessa forma que se registra a entrada e saída de pessoas que não residem lá e que podem, de alguma maneira, representar perigo aos moradores.

Logo, trata-se de uma questão crítica que não pode contar apenas com a contratação de seguranças ou de vigias. Na verdade, o esforço de funcionários é complementado quando se aposta em tecnologias que visam tornar a rotina administrativa de um condomínio muito mais prática.

Conte com portarias virtuais e sistemas de monitoramento 24 horas que arquivam imagens do circuito de segurança para identificar qualquer movimento suspeito. Caso requerido, o material pode ser encaminhado às autoridades que, por sua vez, tratam de identificar o indivíduo e tomar as providências cabíveis.

Além disso, a tecnologia surge como uma maneira de cortar custos desnecessários. O cadastro de biometria, por exemplo, seleciona o acesso de visitantes ao condomínio e deixa cadastradas informações relevantes sobre os mesmos, assim como nome completo e número da documentação. Os dados permitem ou bloqueiam a passagem com base no histórico positivo ou negativo do indivíduo.

Planejamento financeiro

O síndico, encarregado de zelar pelo interesse dos condôminos no que diz respeito ao uso dos recursos financeiros coletados, carrega a responsabilidade de arcar com diversos custos. Entre eles estão:

  • Pagamento do salário de funcionários
  • Liberação de verba para manutenção dos espaços comuns
  • Aquisição de tecnologias que reforçam a segurança do condomínio
  • Investimento da terceirização de determinados serviços

Para obter facilitação de todos os itens acima listados, o síndico conta com as ferramentas que uma administradora de condomínios dispõe, assim como sistemas com planilhas organizadoras.

O mesmo se aplica à gestão de papeladas, assim como:

  • Comprovantes de pagamento de contas (água, luz, gás, etc.)
  • Comprovante de pagamento de impostos e taxas obrigatórias
  • Notas fiscais de fornecedores de serviços
  • Fichas cadastrais dos funcionários do condomínio
  • Atas de assembleias
  • Documentos que comprovam a regularidade do imóvel mediante órgãos públicos

Liderança de equipe

Quando se contrata um funcionário externo para trabalhar em um condomínio fechado, há riscos. Primeiramente, porque uma pessoa desconhecida está assumindo funções em um espaço fechado onde residem condôminos que temem por sua segurança. Em segundo lugar, porque não se sabe se as funções serão executadas da maneira correta.

A ferramenta que pode auxiliar nesse ponto da gestão de condomínio é o suporte dado por empresas terceirizadas. Assim, a seleção, o recrutamento e o treinamento do novo funcionário ficam a cargo de um negócio que já possui expertise para tal.

Ao síndico, que fica mais próximo desses funcionários, cabe monitorar se a postura está condizente ao ambiente e se há qualidade e comprometimento no trabalho. Ele assume a figura de líder de uma equipe que deve estar sempre prontificada a colaborar por meio do exercício das obrigações pelas quais foi contratada.

Comunicação constante

O controle de acesso, por si só, já é um exemplo da importância atribuída à comunicação que deve haver entre a administradora, síndico e moradores. Esses 3 públicos que estão interligados pela existência do condomínio, podem conjuntamente promover a segurança do espaço se interagirem com constância.

A tecnologia implementada ao controle de acesso também serve na instalação de interfones que funcionam através de aplicativos baixados em celulares. Com isso, todos podem ser contatados mesmo que estejam ausentes.

A comunicação abrange igualmente a prestação de contas, por meio da qual se dá a devida satisfação aos condôminos sobre o uso do dinheiro que é pago mensalmente por eles.

Regras de interação e convivência

No intuito de evitar atritos e problemas entre os moradores do condomínio, é preciso prezar pelo convívio amigável baseado na civilidade e no seguimento de regras que se aplicam à todos sem exceção. E como cada um tem sua própria percepção do que é o bom senso aplicado ao funcionamento de um espaço fechado dividido por muitos, o síndico deve reiterar a existência de um livro de normas. Esse documento relacionado ao regulamento interno é munido de regras sobre:

  • Utilização de áreas comuns – piscina, churrasqueira, salão de jogos, sauna, lavanderia, brinquedoteca, entre outros;
  • Permissão para a emissão de barulhos e ruídos após determinado horário;
  • Dias e horários para serviços relacionados à mudança;
  • Dias e horários para serviços relacionados à reforma;
  • Posse de animais de estimação (bem como a circulação dos mesmos no condomínio);
  • Deveres e direitos dos condôminos;
  • Penalidades aplicáveis no caso do descumprimento de uma ou mais regras.
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Por que utilizar o controle de acesso em uma academia?

Com a finalidade de gerenciar o controle de acesso dos alunos, dos professores e de demais funcionários, a academia deve investir em um sistema que funciona por meio da identificação biométrica. Tecnologias inteligentes permitem, inclusive, que sejam gerados relatórios emitidos por um software que realiza o acompanhamento simples do fluxo de pessoas naquele espaço.

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Quais as vantagens dos softwares de gestão de ponto e acesso para sua empresa?

 

A organização dos processos internos de uma empresa se torna fundamental para que a mesma obtenha sucesso e prosperidade. Algumas rotinas podem causar desorganização se não controladas recorrentemente, o que pode até mesmo culminar em prejuízos no ambiente de trabalho.

O fluxo de funcionários possui impacto direto no processo de gerenciamento, já que conhecer o cumprimento da jornada de trabalho de cada colaborador contribui para o aperfeiçoamento da estrutura de trabalho. Com diversos modelos de software de gestão, o controle de acesso deixa de ser uma rotina árdua e trabalhosa e passa a formar registros do horário de entrada, do horário de saída, do número de ausências e do tempo médio de atrasos.

Na verdade, já existe uma lei que obriga empresas com 10 ou mais funcionários a adotar algum modelo de relógio de ponto. Não há restrições quanto à escolha do método e, por essa razão, vamos conhecer quais são as variedades:

Registro manual

Até 2 décadas atrás, o controle de acesso era feito por meio de marcações em livros ou cartões de ponto. Manualmente, o funcionário precisava escrever de próprio punho seu horário de entrada e de saída.

Ainda que considerado como uma opção de custo reduzido, o registro manual não era nada prático. Muito tempo era dedicado ao seu preenchimento e gestores eram deixados à mercê do que seus subordinados computavam no documento.

Registro mecânico

Esse modelo requer que o funcionário insira seu cartão em um relógio de ponto, o qual realiza a marcação de seus horários de entrada e de saída. Ainda que seja um método um pouco mais prático do que o manual, o mesmo ainda carece de análise e validação das informações registradas.

Do ponto de vista da gestão empresarial, ainda não há melhorias relevantes para suavizar a rotina de um processo considerado maçante e repetitivo.

Registro eletrônico

Após o surgimento de tecnologias mais desenvolvidas, foi criado o modelo mais atual hoje existente. Trata-se da gestão de ponto melhorada graças à inovação do acesso biométrico, por meio do qual o funcionário tem sua digital registrada e lida por um leitor ótico.

Cada vez que o sistema é acionado, um comprovante é emitido. O registro dos horários de entrada e de saída é feito automaticamente, sendo que essas informações ficam armazenadas em um sistema.

Dos modelos de software de gestão acima descritos, o que oferece mais benefícios para a empresa é o registro eletrônico. Conheçamos algumas de suas vantagens:

Rotina agilizada

A primeira menção que deve ser feita em relação ao modelo de software de gestão que se baseia na instalação de relógios de ponto eletrônicos diz respeito à agilização da rotina. Torna-se arcaico o investimento de preciosos minutos de trabalho no preenchimento de cartões e cadernos de ponto.

A biometria requer apenas que o funcionário registre sua digital e pronto – a jornada de trabalho fica registrada para que, a qualquer momento, sejam extraídos relatórios gerenciais estratégicos.

Minimização de falhas

Qualquer processo que conte com o capital humano está sujeito a um volume maior de falhas. O software de gestão baseado no acesso biométrico minimiza drasticamente erros de preenchimento e a credibilidade da contabilização das horas trabalhadas não é mais questionada.

A tecnologia aplicada ao sistema do qual estamos falando foi desenvolvida de modo a trazer mais confiabilidade à rotina de preenchimento de ponto, a qual se viu abalada pelos ultrapassados modelos manuais e eletrônicos.

Segurança de dados

A segurança dos dados é totalmente garantida pelos softwares de gestão mais atuais. Além disso, consultas posteriores podem ser feitas no sistema caso funcionário ou gestor precise sanar dúvidas relacionadas à jornada de trabalho.

O sistema salva todos os registros sobre horário de entrada, horário de saída, datas, faltas, feriados que justificam ausência, horas extras trabalhadas, etc.

Custo-benefício

A instalação de um software de gestão moderno na empresa acarreta em visível economia monetária. O acesso biométrico elimina gastos com:

  • Manutenção dos relógios de ponto passíveis de defeitos recorrentes
  • Aquisição de bobinas para a impressão dos comprovantes de registro
  • Mão-de-obra necessária para manutenção

Eliminação de fraudes

Leitores que funcionam por meio da tecnologia da biometria se tornam verdadeiros sistemas antifraude, uma vez que a leitura das digitais torna o registro intransferível. Em outras palavras, a jornada de trabalho pode ser registrada por um único funcionário e ninguém mais. Tudo isso devido às características únicas da digital que é escaneada pelo leitor ótico, o qual é capaz de capturar em alta resolução a imagem do dedo registrado.

A mesma segurança se reflete no registro de entrada precoce (quando o funcionário falsamente alega que chegou mais cedo) ou de saída tardia (quando o funcionário falsamente alega que saiu mais tarde).

O software de gestão em questão também invalida tentativas de registro feitas com digitais falsas, assim como aquelas fabricadas de materiais alternativos (borracha, gelatina, silicone, entre outros).

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Descubra como o eSocial vai impactar o RH e as rotinas de ponto da sua empresa.

O cronograma de implantação do eSocial já começou. Leia este artigo e saiba como preparar sua empresa para evitar multas desnecessárias.

 

1 – O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. O cronograma de implantação do eSocial começou a entrar em vigor em janeiro de 2018 seguindo um calendário que varia de acordo com o porte da empresa (veja na tabela abaixo):

calendario_esocial

O objetivo do eSocial é a transmissão digital desses dados para simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao governo, de forma a reduzir a burocracia para as empresas, ao substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, que antes eram feitos de forma separada por colaborador.

 

2 – Implicações do eSocial

O eSocial não traz nenhuma nova obrigação ao setor empresarial. As informações que serão encaminhadas ao programa já precisam ser registradas hoje pelas empresas em diferentes datas e meios, alguns deles ainda em papel. O eSocial centraliza o envio de todas essas informações digitalmente.

Na prática, isso significa que ao invés da empresa ou de seu escritório de contabilidade enviar o SEFIP, CAGED, RAIS e demais obrigações trabalhistas, enviará todas essas informações através do sistema eSocial.

Segundo o Governo, a intenção é deixar o processo mais simples para o empregador e, ao mesmo tempo, facilitar o gerenciamento dos dados, o que qualificaria as fiscalizações e evitaria a sonegação.

 

3 – O que muda com o eSocial.

Embora o eSocial não tenha mudado a legislação, temos que ficar atentos aos procedimentos e a rotina do departamento pessoal. Devido a um maior controle do governo, um dos itens que merecem um enorme destaque é a apuração do cartão de ponto.

O cartão de ponto ou ficha de ponto é um dos principais documentos para o fechamento da folha de pagamento, uma vez que é base para apuração das horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos.

É comum que empregadores adotem práticas como implantação de “datas de corte” para fechamento dos cartões de ponto, tal como dia de 25 de um mês a 24 do mês subsequente, visando viabilizar o fechamento de sua folha de pagamento em tempo hábil.

Embora o eSocial, até o momento, não preveja o envio mensal dos cartões de ponto, há situações ao longo do ano que poderão expor o procedimento ao fisco, como exemplo, o colaborador que gozará 30 dias de férias dentro de um único mês. Caso ele tenha horas extras do mês anterior, como estas serão remuneradas?

Assim, a melhor prática a ser adotada é migrar o fechamento de ponto para que contemple o mês todo, ou seja, de 1 a 30/31 para que essas horas sejam remuneradas até o quinto dia útil subsequente.

Lembrando que não se trata de uma imposição do eSocial, mas com o envio das informações detalhadas ao governo, esta prática que é comum porém passível de questionamentos ficará em evidência, fazendo com que a empresa possa ser autuada, visto que o pagamento do salário não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês.

 

4 – Como estar preparado para o eSocial?

Devido a um maior controle das obrigações trabalhistas e fiscais pelo governo federal com a implantação do eSocial, empresas e escritórios contábeis necessitam de muito mais agilidade na hora de apurar a ficha de ponto para o fechamento da folha de pagamento. Isso para não correr o risco de atrasos ficando sujeitas a multa de 10% e correção monetária sobre o valor em atraso.

Para evitar essa e outras multas sua empresa precisa ter um ótimo sistema de gestão de ponto que realize o fechamento da ficha ponto de forma automatizada. O Velti Ponto além de cumprir todos os requisitos e normativas do Ministério do Trabalho e Inmetro, facilita o fechamento da folha de ponto fornecendo acesso e correções no espelho ponto em tempo real, evitando atrasos.

O Velti Ponto tem uma versão gratuita. Preencha o formulário para conhecer nosso sistema de gestão de ponto e receba mais informações de como podemos ajudar sua empresa com o eSocial e demais obrigações do Ministério do Trabalho.

 

 

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Controle de acesso por biometria, você sabe como funciona?

Biometria é uma tecnologia de múltiplas funções. Normalmente aproveitada para identificar criminosos, seu uso também se aplica para o controle de acesso em condomínios, prédios, clubes, comércios, universidades, empreendimentos, etc. E, graças à sua formação de um vasto banco de dados, aposta-se que a biometria permitirá a realização de transações financeiras à distância, reduzindo drasticamente a incidência de roubos.

Mas enquanto esse futuro não chega, assistimos a outras revoluções. Hoje a biometria está presente em nossas vidas de forma tão natural, que podemos até não nos atentar a ela. Por exemplo, o desbloqueio de tela de smartphones por meio da leitura da impressão digital é baseado nessa tecnologia.

Igualmente, a Justiça Eleitoral vem gradativamente inserindo a biometria no processo de validação de votos a fim de evitar fraudes. Com esse método, não será possível que o mesmo indivíduo vote mais de uma vez ou tente votar em zonas eleitorais diferentes. Trata-se de um esquema bastante simples, no qual o eleitor é reconhecido por sua impressão digital. Somente após essa validação que ele é liberado para computar seu voto.

A confiança depositada na biometria está baseada na segurança que a mesma entrega. Se formos afundo no significado do termo, veremos que “bio” significa vida, e que “metria” significa estudo. Logo, falamos do estudo que visa analisar as características físicas e comportamentais das pessoas, as quais são únicas e intransferíveis. A eficiência da biometria está justamente nessa premissa de que todos somos diferentes e que somos identificados de maneira individual.

O sistema biométrico se baseia nas características únicas de certas partes do corpo humano. As de uso mais comuns são: palma da mão, digitais dos dedos, retina e íris.

Tipos de leitura biométrica:

  • Biometria por leitura das digitais: Talvez o sistema mais visto atualmente, ele consegue captar a imagem da impressão digital do dedo através de um leitor óptico. Cria-se um banco de dados com digitais previamente gravadas, gerando assim um sistema que garante segurança e baixos custos, pode ser visto em diversos estabelecimentos que contam com esse esquema para o controle de acesso.
  • Biometria por identificação da íris: Altamente seguro, porém de custo muito elevado. Por outro lado, é considerado eficaz por trabalhar com uma característica física do indivíduo que não muda com o passar do tempo e que não pode ser substituída por outra pessoa. Pode se tornar o sistema que garante a segurança de locais visados para roubos, assim como cofres de bancos e laboratórios que contêm informações de sigilo absoluto.
  • Biometria por reconhecimento da retina: De custo elevado e considerado incômodo, esse sistema requer que o indivíduo se posicione frente ao aparelho e olhe fixamente para um feixe de luz que realiza o reconhecimento da retina.
  • Biometria por reconhecimento da assinatura: Já presente na realidade da sociedade, esse sistema é largamente adotado por instituições bancárias. Seu custo médio o torna acessível para quase todos os públicos, praticamente impossibilitando que assinaturas sejam falsificadas.

Espera-se que a biometria possa ser aplicada com outros métodos em um futuro não muito distante. Especialistas já estudam a possibilidade de usar esse tipo de tecnologia para reconhecer as pessoas através de salinidade, padronização das veias e até mesmo DNA.

Como funciona o controle de acesso por biometria:

  • Independentemente do sistema adotado, ocorre a coleta de uma amostra biométrica da pessoa. Tal aquisição pode ocorrer por meio da leitura das digitais do dedo ou pela leitura da íris, conforme mencionado anteriormente.
  • É feita a extração das informações da pessoa após a coleta da amostra, cada resultado único é chamado de “template”.
  • As informações armazenadas no que chamamos de “template” são usadas para que ocorra a análise da amostra colhida no momento da extração. Caso o sistema reconheça o indivíduo, seu acesso é liberado.

Em suma, o controle de acesso por biometria se torna uma opção inteligente para quem preza pela segurança de espaços privados. Seus benefícios incluem o armazenamento dos dados cadastrais do visitante, que necessita fornecê-los apenas uma única vez. Assim guarda-se seu nome completo, seu endereço, seu número para contato e quaisquer outras informações que forem consideradas relevantes. Chega de carregar consigo cartões ou de lembrar de senhas e de cobrar taxa de quem os perdem ou de quem as esquece. É a verdadeira aposta no custo-benefício de soluções que abrangem o universo corporativo como um todo.

A biometria deve ser vista como uma aliada no sistema de controle de acesso, tornando-se o diferencial do seu local de implantação e entregando a ideia de modernidade aliada à tecnologia e segurança. E, não menos importante, deve ser encarada como uma forma de diminuir despesas e facilitar a rotina das pessoas que acessam espaços de alta circulação.

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